IT outsourcen oder intern betreiben? Entscheidungshilfe für KMU

Es läuft oft so: Das Unternehmen wächst, irgendwann gibt es 15, 20, 25 Mitarbeitende. Die IT-Fragen häufen sich. Drucker, VPN, neue Laptops, E-Mail-Probleme, Datenschutz, Backups. Jemand übernimmt das nebenher, der technisch versierte Mitarbeiter aus dem Vertrieb, die Geschäftsführerin selbst, manchmal ein Freund der Familie. Das funktioniert bis zu einem Punkt. Dann nicht mehr.

Irgendwann steht die Frage: Wollen wir IT intern aufbauen, oder kaufen wir das ein?

Wann eine eigene IT-Stelle sinnvoll ist

Interne IT macht Sinn, wenn mehrere der folgenden Punkte zutreffen:

Unternehmensgröße ab ca. 30 Mitarbeitenden. Darunter lässt sich vieles gut outsourcen. Ab 30 MA entstehen genug alltägliche Anfragen und interne Systempflege, dass eine eigene Person wirtschaftlich vertretbar wird, sofern die Auslastung stimmt.

Besondere Compliance-Anforderungen. Branchen wie Medizin, Recht, Finanz oder öffentlicher Sektor haben teils so spezifische regulatorische Anforderungen, dass ein externer Dienstleister diese schwer vollständig abdecken kann. Oder die Dokumentations- und Nachweispflichten sind so aufwändig, dass interne Verantwortung die bessere Wahl ist.

Tiefe Spezialisierung im Kerngeschäft. Wenn Ihre Software-Infrastruktur Ihr zentrales Geschäftsmodell ist, etwa weil Sie selbst entwickeln oder spezifische Industrielösungen betreiben, brauchen Sie jemanden, der die Systeme in- und auswendig kennt und dauerhaft verfügbar ist.

Sehr hohe Verfügbarkeitsanforderungen. Wenn ein Systemausfall von zwei Stunden direkten Umsatzverlust bedeutet, ist interne IT mit klarer Rufbereitschaft manchmal die schnellere Reaktion.

Wann Outsourcing die bessere Wahl ist

Die Gegenargumente für interne IT sind gewichtig, und sie gelten für die meisten KMU unter 50 Mitarbeitenden:

Kostenvorhersagbarkeit. Eine eigene IT-Stelle ist eine fixe Personalstelle mit allen Sozialabgaben, Urlaubs- und Krankheitskosten, Weiterbildungsbudget und Arbeitsmitteln. Managed Services sind meist ein monatlich kalkulierbarer Betrag.

Fachkräftemangel. Einen guten IT-Allrounder zu finden und zu halten, ist schwer. Der Markt ist eng, die Gehälter sind gestiegen. Und ein Einzelkämpfer kann nicht alles wissen: Netzwerk, Security, Cloud, Helpdesk, DSGVO, Backup.

Urlaub und Krankheit. Wenn Ihr einziger IT-Mitarbeiter zwei Wochen Urlaub hat und dann krank wird, haben Sie ein Problem. Ein externer Dienstleister hat Vertretungsregelungen eingebaut.

Breites Know-how, aber nicht täglich. Die meisten KMU brauchen hin und wieder Spezialwissen, etwa Firewall-Konfiguration, Cloud-Migration oder Security-Incident-Response. Das lohnt es sich nicht, dauerhaft intern vorzuhalten, wenn es selten gebraucht wird.

Der Mittelweg: Co-Managed IT

Oft ist die beste Lösung keine der beiden Extreme. Co-Managed IT bedeutet: Es gibt eine interne Ansprechperson, nicht unbedingt mit IT-Ausbildung, aber mit technischem Grundverständnis und guter Kenntnis der internen Prozesse. Diese Person koordiniert, priorisiert und löst einfachere Alltagsanfragen. Für alles, was darüber hinausgeht (Infrastruktur, Security, Projekte, Eskalationen) ist ein externer Dienstleister eingespannt.

Das Modell funktioniert gut für Unternehmen zwischen 15 und 50 Mitarbeitenden. Es verbindet interne Verfügbarkeit und Unternehmenswissen mit externem Fachwissen und Kapazität.

Kostenvergleich: eigene Stelle vs. Managed Services

Zahlen sind immer Näherungswerte, aber zur Orientierung (Stand 2026):

Eigene IT-Stelle (Vollkosten):

• Bruttojahresgehalt IT-Allrounder: ca. 55.000–75.000 €
• Arbeitgeberanteil Sozialversicherung: ca. 20–22 %
• Weiterbildung, Zertifizierungen: ca. 2.000–5.000 €/Jahr
• Arbeitsmittel, Home-Office-Ausstattung, ggf. Dienstfahrzeug
• Vollkosten: realistisch 70.000–90.000 € pro Jahr

Dazu kommt: die Stelle muss besetzt sein. Bewerbungsverfahren, Einarbeitung, Fluktuation.

Managed Services:

• Typische Preise für KMU: ca. 30–80 €/Monat pro Mitarbeitendem, je nach Leistungsumfang
• Bei 20 MA und 50 €/MA: 1.000 €/Monat, 12.000 €/Jahr
• Bei 30 MA mit umfangreicherem Paket (Security, Monitoring, Backup): ca. 2.500–4.000 €/Monat

Die Kostenschere ist erheblich, besonders für kleinere Unternehmen. Was genau im Managed-Services-Paket steckt, ist dabei entscheidend. Nicht jeder Anbieter meint dasselbe.

Entscheidungs-Checkliste

Stellen Sie sich diese Fragen:

• Haben wir mehr als 25–30 Mitarbeitende?
• Haben wir spezifische Compliance-Anforderungen, die tiefes internes Wissen erfordern?
• Können wir eine qualifizierte Stelle zeitnah und dauerhaft besetzen?
• Ist unsere IT-Infrastruktur so individuell, dass externe Dienstleister sie kaum durchblicken können?
• Haben wir ein Budget, das eine Vollzeitstelle trägt?

Wenn Sie drei oder mehr Fragen mit Nein beantwortet haben, sind Managed Services oder Co-Managed IT wahrscheinlich die sinnvollere Option.

Warnung: Outsourcing funktioniert nur mit Dokumentation

Das ist ein Punkt, der häufig übersehen wird: Wenn Sie IT outsourcen wollen, aber Ihre gesamte IT-Infrastruktur im Kopf eines einzigen Menschen steckt, sei es der scheidende Mitarbeiter oder der langjährige Freiberufler, haben Sie ein Problem.

Kein seriöser Managed-Service-Anbieter übernimmt eine undokumentierte Umgebung ohne Risikovorbehalt. Und wenn doch, sollten Sie das als Warnsignal sehen. Dokumentation ist kein Nice-to-have: Wer die Systeme nicht versteht, kann sie nicht verlässlich betreiben.

Wenn Sie auf Outsourcing umstellen wollen, planen Sie deshalb Zeit für eine Bestandsaufnahme ein. Oder beauftragen Sie jemanden, der genau das für Sie tut.

Fazit

Es gibt keine universell richtige Antwort. Für die meisten KMU unter 30 Mitarbeitenden sind Managed Services oder Co-Managed IT wirtschaftlich sinnvoller als eine eigene Stelle. Ab 30 bis 50 Mitarbeitenden lohnt es sich, sorgfältig zu vergleichen, denn auch eine interne Stelle mit externer Unterstützung für Spezialthemen ist eine valide Lösung.

Wenn Sie konkret durchrechnen wollen, was für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, sprechen wir das gerne durch. Alle relevanten Informationen zu unserem Angebot finden Sie unter IT-Betrieb.